Как One! International School провела пилот платформы перед внедрением на 1000+ пользователей

Внедрение новой цифровой платформы в большой школе — это всегда риск. Если системой будут пользоваться тысячи людей, неподготовленный запуск может создать серьёзные проблемы для администрации, учителей и родителей.

One! International School — международная школа с более чем 1000 пользователей. Прежде чем масштабировать новую платформу, школа решила сначала провести пилотный запуск. Мы поговорили с Александром Фроловым, руководителем проекта внедрения со стороны школы, и узнали, как был организован пилот, что именно проверяли и какие выводы сделали перед масштабированием.

Почему школа решила искать новую платформу

К моменту запуска пилотного проекта школа уже использовала электронный журнал. Однако существующая система не позволяла работать с данными так, как это было необходимо администрации.

Проблема заключалась в том, что данные приходилось собирать по частям: часть выгружать из электронного журнала, часть дополнять вручную. Этим занимались не аналитики, а обычные сотрудники. В результате информация получалась разрозненной, неструктурированной, а на её обработку уходило слишком много времени.

Для школы это стало серьёзной проблемой: если управленческие решения принимаются с задержкой даже в полтора-два месяца, это уже может привести к существенным последствиям. Для эффективного управления важно видеть данные хотя бы в недельной динамике.

Поэтому ключевая потребность была очевидна: школе нужен единый инструмент, который позволит собрать все данные в одном месте, быстро получить объективную картину происходящего и ускорить подготовку управленческой отчётности.

Почему школа решила начать именно с пилота

Несмотря на то, что платформа выглядела подходящей, команда школы не стала внедрять её сразу во всей системе. В случае крупных IT-проектов пилотный этап — не формальность, а необходимость, что подтверждается практическим опытом.

Как отмечает Александр Фролов:

«У меня было больше десяти проектов по внедрению систем. Без пилота это практически невозможно. Нужно посмотреть, как система работает вживую, как создаются данные, где они появляются и какие процессы можно автоматизировать».

Пилот позволил решить сразу несколько задач:

• проверить, насколько система удобна для учителей, учеников и родителей;
• понять, какие данные можно получать из платформы;
• протестировать академические отчёты;
• подготовить план полноценного внедрения.

Кроме того, пилот помог сформировать команду сотрудников, которые уже поработали с системой и впоследствии могли поддержать коллег при полном переходе.

Как готовились к пилоту

Одним из самых трудоёмких этапов стала подготовка данных. Даже если платформа позволяет автоматически загружать информацию, её всё равно необходимо заранее собрать, очистить и структурировать.

Систему открыли в середине февраля, однако к тестированию смогли перейти не сразу. Сначала нужно было подготовить большой объём данных для загрузки: списки пользователей, структуру классов и расписание.

После этого команда школы загрузила данные в систему и приступила к настройке структуры. Только затем стало возможно полноценно тестировать платформу.

Как был организован пилот

Само тестирование системы заняло около двух месяцев. В пилоте участвовали:

• 3 школьных класса;
• 3 группы детского сада;
• около 30 сотрудников.

Участников выбирали не случайно.

Пятые классы включили в пилот, поскольку их классные руководители были одними из самых опытных пользователей. Они быстрее осваивали систему и могли помогать коллегам.

Старшие классы выбрали для проверки более сложной структуры расписания: с объединёнными группами и делением на подгруппы. Это позволило протестировать работу платформы в нетипичных сценариях.

Отдельно оценивали использование системы в детском саду, где важно было понять, насколько она подходит для коммуникации с родителями.

Как распределялись роли в команде

Пилот проводила небольшая команда сотрудников школы. Александр Фролов выступал руководителем проекта и координировал процесс. В команду также вошли методисты, заместители директоров и классные руководители пилотных классов.

«Методисты занимались в первую очередь операционной настройкой системы: создавали расписание, проверяли структуру классов и групп, а также тестировали разные сценарии работы. Некоторые сотрудники также пробовали работать в роли родителей, чтобы понять, как информация выглядит с пользовательской стороны».

Какие задачи проверяли во время пилота

Во время пилота школа проверяла несколько ключевых направлений.

Во-первых, удобство системы для основных пользователей: учителей, учеников и родителей. Интерфейс не должен слишком сильно отличаться от привычных инструментов, иначе переход становится сложнее. Изменения допустимы, но в пределах 25–30%, чтобы сохранить удобство для всех пользователей: учителей — при планировании уроков и выставлении оценок, родителей — при поиске домашних заданий и информации о ребёнке.

Во-вторых, команда школы оценивала, какие данные можно получать из системы и подходят ли они для управленческой аналитики.

Отдельное внимание уделили академическим отчётам. До этого школа готовила их вручную: данные вносили в Google-таблицы, после чего классный руководитель формировал PDF-отчёт для каждого ученика. Пилот позволил сравнить время подготовки отчётов и оценить, насколько новая система упрощает и ускоряет этот процесс.

Что оказалось самым сложным

Самым сложным этапом пилота стала работа с сопротивлением пользователей.

«Люди в принципе не любят системы контроля. Любая новая система вызывает сопротивление. Поэтому важно объяснить, зачем это делается».

Для учителей это означало изменение привычного формата работы. Поэтому ключевым фактором стало не только внедрение системы, но и работа с ожиданиями и восприятием пользователей.

Главным аргументом стало то, что новая система сокращает объём ручной работы. Со временем это помогло снизить сопротивление: пользователи начали видеть не только сами изменения, но и их практическую пользу.

Когда стало понятно, что систему можно внедрять

К концу пилота стало ясно, что систему можно масштабировать на всю школу.

Это подтвердилось тем, что платформа позволяет видеть полную картину по предметам, учителям и оцениванию, а также регулярно получать актуальные данные для более быстрого принятия решений.

Дополнительным фактором стало сокращение времени на подготовку отчётов и снижение зависимости от ручного сбора данных, который ранее приводил к задержкам и снижению качества информации. В результате администрация получила инструмент для более оперативного и обоснованного управления школой.

Показательной стала и реакция пользователей: одна из классных руководителей, увидев, как формируется академический отчёт, удивлённо спросила:

«И это всё? Так просто?»

Эта фраза стала ещё одним подтверждением того, что система действительно упрощает повседневные процессы и снижает рутинную нагрузку.

Главный вывод школы

Внедрение системы — это не разовое действие, а процесс, к которому нужно готовиться.

Опыт пилота показал: запуск без тестового этапа в крупной школе почти неизбежно приводит к проблемам. Слишком много процессов, пользователей и данных, чтобы «включить всё и сразу» и ожидать стабильной работы системы с первого дня.

Пилот позволяет пройти этот путь заранее: понять, как система работает в реальности, где возникают сложности и как выстроить работу команды.

Как отмечает Александр:

«Если вы внедряете систему на всю школу, нужно быть готовым к тому, что в начале будет хаос. Важно, чтобы этот хаос был управляемым».

Именно такой подход позволяет превратить неизбежные сложности внедрения в управляемый процесс, в котором понятны роли, шаги и ожидаемый результат.